Erfolgsfaktoren für eine gelungene Prozessaufnahme

Sie möchten die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen weiter voranbringen? Sie sehen Optimierungspotenzial in Abläufen entlang Ihres Product Lifecycle Managements? Gerne würden Sie Ihre PLM-Prozesse fit für die Zukunft machen, kennen Ihre aktuellen Abläufe aber nicht gut genug. Lesen Sie hier, welche Erfolgsfaktoren zu einer gelungenen Prozessaufnahme beitragen.

Prozessbeschreibung als Basis für eine Prozessoptimierung

Oft trifft man nicht auf die besten Voraussetzungen für ein Prozessoptimierungs-Projekt: Prozesse sind nicht oder nur unvollständig dokumentiert. Prozessbeschreibungen decken sich nicht mit der Realität. Oder Umfang und Detaillierungsgrad vorhandener Dokumentationen sind ungeeignet für eine Prozessanalyse und -optimierung.

Sie benötigen aber eine Prozessbeschreibung als Ausgangspunkt für eine Prozessoptimierung und die damit verbundenen Aktivitäten: Von der Analyse der Schwachstellen (Pain Points) und der Identifizierung des Optimierungspotenzials über die Konzeption eines zukunftssicheren Soll-PLM-Prozesses bis hin zu dessen Einführung.

Kriterien für eine erfolgreiche Prozessaufnahme

Prozesse aufzunehmen sollte nicht unterschätzt werden, denn dabei sind einige Dinge zu beachten. Die Berücksichtigung dieser Erfolgsfaktoren kann Ihnen bei der Prozessaufnahme helfen:

• Scope festlegen: Wählen Sie den passenden Ausschnitt aus Ihren Prozessen aus und legen Sie damit den Umfang fest, den Sie betrachten wollen. Beachten Sie bei der Prozessaufnahme den Kontext zu den Nachbarprozessen und beschreiben Sie die Schnittstellen.
  
  
• Passende Flughöhe wählen: Jedes Prozessmodell bildet die realen Abläufe mit reduzierter Komplexität ab. Der Detaillierungsgrad einer Prozessdokumentation muss zum Ziel und Zweck der Prozessaufnahme passen. Verlieren Sie sich nicht in Details, wo es nicht darauf ankommt. Es ist wichtig, die richtige Balance zwischen dem Blick für das Ganze und erforderlicher Abbildungstiefe zu finden.
  
  
• Überblickswissen aneignen: Bei denjenigen, die Prozesse aufnehmen, sollte zumindest Überblickswissen bzgl. des zu erfassenden Fachbereichs, der zugehörigen Prozesse, Arbeitsmethoden und IT-Lösungen vorhanden sein. Das ist eine Voraussetzung, um den zu betrachtenden PLM-Prozess hinreichend gut zu verstehen und modellieren zu können.
  
  
• Ansprechpartner auswählen: Wählen Sie Mitarbeiter aus den betroffenen Bereichen und Hierarchieebenen aus. Profitieren Sie vom wertvollen Prozesswissen in den Köpfen Ihrer Ansprechpartner. Erfassen Sie systematisch deren Erfahrungswissen über Abläufe, Arbeitsaufgaben, Informationsflüsse und Entscheidungen. Empfehlenswert sind Fragebögen oder strukturierte Interviews. Beziehen Sie außerdem vorhandene Prozessdokumente und weitere hilfreiche Unterlagen in Ihre Prozessaufnahme ein und werten Sie diese aus.
  
  
• PLM-Prozesse aufnehmen: Erfassen Sie passend zum Scope und zur Flughöhe alle relevanten Aspekte eines PLM-Prozesses:
  
  - Ziele und Zweck des Prozesses,
  - Auslöser für den Start eines Prozessdurchlaufs,
  - Arbeitsaufgaben, deren Reihenfolge und dabei eingesetzte IT-Systeme und Tools,
  - Zuordnung der Aufgaben zu Rollen und Verantwortlichkeiten,
  - Input, der für die Bearbeitung der Aufgaben benötigt wird, dessen Form, Datenformat und erforderliche Qualität (Vollständigkeit, Korrektheit, Reifegrad, Status, ...),
  - vorangehender Prozess, Inputgeber (Lieferanten) und Prozessschnittstellen,
  - nachfolgender Prozess, Empfänger (Kunden) und Prozessschnittstellen,
  - Arbeitsergebnisse und deren von Kunden geforderte Qualität,
  - Fallunterscheidungen, Schleifen und Verzweigungen,
  - das Prozessende.
  
  
• Standardabläufe beschreiben: Häufig gibt es neben den Standardabläufen auch Sonderfälle. Konzentrieren Sie sich zunächst darauf, den Standard klar herauszuarbeiten und behandeln Sie dann erst die Prozessvarianten.
  
  
• Reviews zur Konsolidierung durchführen: Von verschiedenen Ansprechpartnern werden Sie Aussagen zum Prozess erhalten, die sich ergänzen, aber auch widersprechen können. Führen Sie deshalb Reviews mit allen Beteiligten zur Klärung offener Fragen, Abstimmung und Konsolidierung durch.
  
  
• Prozess in Textform und grafisch dokumentieren: In der Regel müssen sich eine grafische Darstellung zur Prozessvisualisierung und eine textliche Beschreibung mit weiteren Informationen und Erklärungen ergänzen. Als Spezifikationssprache zur Modellierung von Prozessen hat sich BPMN bewährt.

Wie Sie sehen, gibt es eine ganze Reihe von Aspekten, die für eine erfolgreiche Prozessaufnahme zu beachten sind. Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf! Wir unterstützen Sie bei der Aufnahme und Dokumentation Ihrer PLM-Prozesse und legen damit die Grundlage für alle weiteren Schritte einer Prozessoptimierung.